10 Tipps für interne Audits in Ihrer Organisation✴️
Internes Audit – der Schlüssel zur Optimierung! Entdecken Sie, wie Sie mit gezielten Überprüfungen Ihre Organisation auf Erfolgskurs bringen. Von Effizienzsteigerung bis Kostenkontrolle – hier erfahren Sie, warum Audits durchgeführt werden, wie man sie durchführt und was die häufigsten Fehler sind. Außerdem legen wir Ihnen 10 Tipps an die Hand, die Erfolg bei Ihrem nächsten Audit versprechen. Seien Sie gespannt!
Warum ein internes Audit durchführen?Copied
Stellen Sie sich vor, Sie sind der Detektiv in Ihrer eigenen Organisation, auf der Suche nach den Geheimnissen der Effizienz und Zuverlässigkeit. Genau das ist ein internes Audit – eine tiefgreifende Untersuchung, durchgeführt von Ihren eigenen Leuten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
Aber warum dieser ganze Aufwand? Durch interne Audits werden Schwachstellen aufgedeckt, aber auch Möglichkeiten aufgezeigt – Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, die Ihnen bisher entgangen sind [1] Durch die gewonnenen Erkenntnisse werden Ihnen operative und strategische Verbesserungspunkte aufgezeigt, die Ihre Betriebsabläufe auf ein höheres Qualitätsniveau heben. Und das Beste daran? Indem Sie regelmäßig interne Audits durchführen, signalisieren Sie, dass Qualität für Sie oberste Priorität hat.
Wie wird ein internes Audit durchgeführt?Copied
Ein internes Audit wird durch eine Reihe von Schritten durchgeführt, um sicherzustellen, dass die betrieblichen Abläufe gründlich untersucht werden:
- Zunächst erfolgt die Vorbereitung, bei der klare Ziele festgelegt, das Audit-Team zusammengestellt und ein detaillierter Audit-Plan entwickelt wird.
- Anschließend folgt die eigentliche Durchführung des Audits. Dabei werden die identifizierten Prozesse und Bereiche gemäß dem Audit-Plan gründlich untersucht [2]. Das Audit-Team sammelt Daten, führt Interviews durch, überprüft Dokumentationen und analysiert relevante Kennzahlen, um ein umfassendes Bild der betrieblichen Abläufe zu erhalten.
- Nachdem alle relevanten Informationen gesammelt wurden, erfolgt die Bewertung der Ergebnisse. Dabei werden Stärken, Schwächen und potenzielle Verbesserungsbereiche identifiziert. Mögliche Risiken werden analysiert und Empfehlungen für Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse entwickelt.
- Die Ergebnisse des Audits werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst und an die entsprechenden Stakeholder innerhalb der Organisation weitergeleitet. Dieser Bericht enthält die festgestellten Schwachstellen, Empfehlungen und mögliche Handlungsempfehlungen.
- Schließlich erfolgt die Nachverfolgung der Empfehlungen und Maßnahmen zur Verbesserung. Die Umsetzung wird überwacht und gegebenenfalls weitere Audits durchgeführt, um den Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass die gewünschten Verbesserungen erreicht werden.
Tipps für erfolgreiche interne AuditsCopied
Im Folgenden zeigen wir Ihnen einfache Tipps auf, die Ihnen helfen, interne Audits zu einem Erfolg zu machen und bleibende Ergebnisse zu erzielen:
1. Setzen Sie ein festes Ziel
Bevor Sie mit einem internen Audit beginnen, ist es wichtig, sich klar darüber zu sein, was Sie erreichen wollen. Fragen Sie sich, was das Hauptziel des Audits ist und welchen Bereich oder Prozess Sie genau überprüfen möchten. Dies könnte beispielsweise die Verbesserung von Betriebsabläufen, die Minimierung von Risiken oder die Senkung von Kosten sein. Indem Sie klare Ziele setzen, können Sie einen detaillierten Prüfplan erstellen, der Ihnen dabei hilft, gezielt vorzugehen.
2. Erzeugen Sie Grundlage und Autorität
Ein erfolgreiches internes Audit erfordert eine solide Grundlage innerhalb der Organisation. Dazu gehört auch eine klare Definition der Zuständigkeiten. Indem Sie beispielsweise einen Revisor bestimmen, geben Sie einer Person Autorität, die bei Bedarf Veränderungen durchsetzen kann. Offenheit, Ehrlichkeit, Diplomatie und Entschlossenheit sind wichtige Eigenschaften, die ein erfolgreicher Revisor besitzen sollte.
3. Setzen Sie Prioritäten
Ein internes Audit liefert eine Vielzahl von wertvollen Informationen. Um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die wichtigsten Aspekte nicht übersehen werden, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Basierend auf den Audit-Zielen sollten Sie bestimmen, welche Prozesskomponenten oder Risiken die größte Aufmerksamkeit verdienen und entsprechend priorisieren.
4. Stellen Sie die richtigen Fragen
Der Erfolg eines Audits hängt stark davon ab, welche Fragen Sie stellen. Es ist wichtig, Fragen zu formulieren, die relevante Informationen liefern und dazu beitragen, die Ziele des Audits zu erreichen [3]. Machen Sie sich unbedingt bereits im Vorfeld Gedanken.
Beispiele für gute Fragen im Bereich der Prozessoptimierung sind:
- Was machen Sie gerade?
- Wie verläuft ein Prozess von Anfang bis Ende?
- Wo befinden sich die wichtigsten wunden Punkte, Engpässe und Risiken?
- Welche (Produktions-)Ziele habe ich formuliert und wie erreiche ich sie?
- Wie überwachen wir Vereinbarungen zur Prozesseinrichtung?
- Mit welchen Verfahren und Anweisungen können wir Betriebsabläufe gut verwalten und Vereinbarungen einhalten?
- Was läuft nach Ansicht der Arbeitnehmer gut und was weniger gut?
5. Bestimmen Sie die beteiligten Personen
Die Auswahl der richtigen Personen, die am Audit teilnehmen, ist entscheidend für den Erfolg des Audits. Legen Sie im Voraus fest, welche Mitarbeiter, Abteilungen oder Filialen in das Audit einbezogen werden sollen. Eine gute Planung ermöglicht es den beteiligten Personen, sich entsprechend vorzubereiten und einzustellen. Dies hilft auch dabei, den Umfang des Audits festzulegen und die benötigte Zeit für die Durchführung realistisch einzuschätzen.
6. Prüfen Sie wertschätzend
Statt sich ausschließlich auf das Negative zu konzentrieren, ist es wichtig, das Audit als Gelegenheit zu nutzen, positive Aspekte zu erkennen und gemeinsam Verbesserungen zu erarbeiten. Durch eine wertschätzende Prüfung schaffen Sie eine positive Atmosphäre und fördern die Motivation der Mitarbeiter, aktiv an der Verbesserung der Prozesse mitzuwirken.
7. Den richtigen Ton treffen
Wie sagt man so schön “Der Ton macht die Musik”. Der Tonfall, in dem Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge formuliert werden, ist entscheidend für den Erfolg des Audits. Es ist wichtig, Kritik konstruktiv zu äußern und dabei darauf zu achten, dass die betroffenen Mitarbeiter nicht demotiviert oder verunsichert werden. Ein respektvoller und professioneller Umgang miteinander ist also entscheidend, um eine positive Atmosphäre zu schaffen.
8. Formulieren Sie verständliche Verbesserungsvorschläge
Verbesserungsvorschläge sollten auf klaren und überprüfbaren Erkenntnissen basieren und verständlich formuliert werden, damit sich die Mitarbeiter damit identifizieren können. Durch eine klare Kommunikation werden Missverständnisse vermieden und die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung der Vorschläge erhöht.
9. Teilen Sie interne Audits in Themen ein
Um den Überblick zu behalten, raten wir Ihnen, das Audit in verschiedene Themenbereiche zu unterteilen. Dies ermöglicht es Ihnen, jedem Bereich mehr Aufmerksamkeit zu widmen und gezielt nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Eine strukturierte Vorgehensweise erleichtert es auch, den Fortschritt des Audits zu verfolgen.
10. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge aus
Die Auswahl der richtigen Werkzeuge und Methoden ist entscheidend für den Erfolg des Audits. Digitale Werkzeuge wie Kompetenzverwaltungssoftware helfen dabei, den Auditprozess effizienter und transparenter zu gestalten. Sie ermöglichen es, relevante Informationen schnell und einfach abzurufen und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen.
Häufige Fehler, die bei einem internen Audit zu vermeiden sindCopied
Um ein erfolgreiches internes Audit durchzuführen, ist es wichtig, bestimmte Fehler zu vermeiden, die den Prozess beeinträchtigen könnten:
- Unklare Zielsetzung: Ein häufiger Fehler besteht darin, das Ziel des internen Audits nicht klar zu definieren. Ohne klare Ziele ist das Audit zu ungenau und ineffektiv..
- Mangelnde Vorbereitung: Ein weiterer häufiger Fehler ist eine mangelnde Vorbereitung. Ein internes Audit erfordert sorgfältige Planung und Organisation, um erfolgreich zu sein.
- Fehlende Unterstützung des Managements: Ohne die volle Unterstützung des Managements kann ein internes Audit nicht erfolgreich durchgeführt werden.
- Mangelnde Kommunikation: Eine schlechte Kommunikation während des Auditprozesses führt zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen.
- Fehlende Dokumentation: Die Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen internen Audits. Audit-Ergebnisse, Feststellungen und Empfehlungen gehören unbedingt zu Zwecken der Nachverfolgung notiert.
- Unzureichende Schulung des Audit-Teams: Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, das Audit-Team nicht ausreichend zu schulen oder zu qualifizieren. Die Involvierten müssen über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Schulungen verfügen.
- Fehlende Nachverfolgung von Maßnahmen: Nachdem das interne Audit abgeschlossen ist, müssen unbedingt die identifizierten Verbesserungsmaßnahmen verfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie auch umgesetzt werden.
Wie man die Ergebnisse des internen Audits effektiv nutztCopied
Die Ergebnisse eines internen Audits sind der Kompass, der den Kurs für Verbesserungen festlegt. Wenn Schwachstellen aufgedeckt werden, ist es an der Zeit, sie anzugehen und die Prozesse zu optimieren. Doch das ist erst der Anfang. Eine klare Kommunikation der Ergebnisse motiviert das gesamte Team und sichert die Unterstützung für die angestrebten Verbesserungen. Doch die Arbeit hört hier nicht auf. Die Umsetzung der Maßnahmen erfordert eine präzise Überwachung, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Verbesserungen bringen. Und nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, muss ihre Wirksamkeit überprüft und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden. Das interne Audit ist nicht nur eine Momentaufnahme, sondern eine wertvolle Lerngelegenheit, um kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen und die Organisation auf ihrem Weg zum langfristigen Erfolg zu begleiten.
Auf ein erfolgreiches AuditCopied
Ein gutes internes Audit birgt zahlreiche Vorteile. Doch um das Beste aus dieser bewährten Methode herauszuholen, braucht es nicht viel: eine kluge Planung, die richtige Einstellung, innerbetriebliche Unterstützung und passende Werkzeuge. Mit diesen einfachen Zutaten wird Ihr nächstes Audit zu einem echten Erfolg. Nutzen Sie daher die oben genannten Tipps!
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Quellen Copied
# | Source title | Description | Publication | Retrieved | Source URL |
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1 | Das Interne Audit als wertvoller Wissens-Intermediär | University of St. Gallen | – | May 16, 2024 | |
2 | Interne Audits können mehr | Lisabeth Drewler und Paul R. Melcher | – | May 16, 2024 | https://pub.h-brs.de/frontdoor.. |
3 | Erwartungen und mehrwert des internen audits | T. FLEMMING RUUD & KATHARINA SCHRAMM | – | May 16, 2024 |